Merlinia OutBack som et informationssystem for medarbejderne

OutBack er beregnet til at holde styr på en gruppe “brugere” (der typisk består af medarbejderne i en organisation) og til at vedligeholde information om den nuværende og forventede fremtidige ”bruger status” for hver enkelt bruger. Bruger status inkluderer indikationer for, om personen er på arbejde eller ej, om vedkommende er i stand til at modtage telefonopkald, hvor præcist personen opholder sig, og hvordan man bedst kommer i kontakt med ham eller hende. Denne information kan være uvurderlig for firmaets telefonreceptionist, og kan også være vigtig for samtlige medarbejdere i firmaet.

At have opdateret information om medarbejdernes status højner den generelle effektivitet i en organisation.

OutBack Windows klient program

Windows klient programmet kører normalt I baggrunden, og optager ikke plads på skærmen. Her ses hvordan skærmbilledet ser ud, når det vises:

Employee Info Snap1 en

Som det ses, er der en båndmenu øverst med tre paneler under. Det største panel viser en liste over ”OutBack brugerne” i systemet sammen med grundlæggende information (navn, e-mail adresse, telefonnummer, mm.) samt deres nuværende ”bruger status”. Det andet panel til venstre indeholder en træstruktur, der giver mulighed for at vælge mellem forskellige medarbejdergrupper til visning i det store panel. Det tredje panel i bunden viser et udvalg af informationer om en enkelt person, når vedkommende er blevet valgt i det store panel. Det kan bl. a. være et foto af personen, hvis det er tilgængeligt.

Hvor kommer “bruger status” fra?

"Bruger status" information indsamles fra forskellige kilder. Brugerne giver selv information direkte ved at logge på systemet og manuelt specificere deres nuværende status, for eksempel ved at bruge ”OutBacks hot key” på tastaturet. Microsofts Outlook kalenderaftaler er en anden vigtig kilde til status information, via Exchange Connector modulet. Organisationen kan også bruge standard tidstabeller, som giver vigtig status baggrundsinformation, som for eksempel arbejdstider og frokostpauser, samt helligdage.

Ud over Windows klienten er der også en OutBack for Android app, og brugerne af app’en kan sætte deres status via deres smartphone, samt forespørge på andre brugeres status.

Bruger status "skabeloner"

OutBacks bruger status system kan konfigureres via "skabeloner". Dette gør det nemt at tilpasse bruger status faciliteten til hver enkelt bruger eller gruppe af brugere, for eksempel ved at bruge pop-up menuen fra proceslinjen.

Employee Info Snap2

Employee Info Snap3 en

Det gør det muligt at sætte en bruger status uden at åbne OutBack vinduet.

At sætte status via "OutBack tasten"

En anden måde, hvorpå OutBack gør det nemmere for brugerne at sætte deres status manuelt, er via "OutBack tasten", en speciel taste på tastaturet, der kan konfigureres som en hotkey, der altid er aktiv, selv når OutBack kører i baggrunden. Tasten, som typisk bruges til dette formål, er Pause/Break tasten, da den normalt ikke bruges til nogen Windows applikationer. Man kan endda få små mærkater fra Merlinia til at sætte på tasten for at minde brugerne om, hvad den kan bruges til.

OutBackKey

Fordelen ved dette er, at et bruger status system, der delvist er baseret på manuelt input fra brugerne, skal være meget, meget let at bruge. Ellers vil brugerne, der er dovne (d.v.s. normale mennesker), forsømme at specificere, hvad de foretager sig. Og hvis nok brugere konsekvent forsømmer at bruge systemet, så bliver det et ineffektivt værktøj for telefonreceptionisten. (I dette tilfælde vil bruger status baseret på Outlook kalenderaftaler selvfølgeligt stadig være brugbar).